5.3 紙質檔案管理
5.3.1 紙質檔案歸檔應包括接收、立卷、編號、裝訂、入庫、上架等工作。
5.3.2 紙質檔案歸檔應符合下列規定：
1 登記工作完成后，應將列入歸檔范圍的材料收集齊全，并應按本規程的有關要求及時歸檔、檢查驗收、保管利用；
2 歸檔的材料應為原件或為經比對確認的復制件；對不符合要求的，不得接收。
5.3.3 紙質檔案宜采用每辦理1件登記所形成的材料立1個卷；合并辦理的登記材料宜合并立卷。
5.3.4 紙質檔案的立卷應包括：卷內材料的排列與編號、卷內目錄和備考表的編制、卷皮和檔案盒或檔案袋的編寫工作，并應符合下列規定：
1 卷內材料應按下列順序排列：
1）目錄；
2）結論性審核材料；
3）過程性審核材料；
4）當事人提供的登記申請材料；
5）圖紙；
6）其他；
7）備考表。
2 卷內材料應每1頁材料編寫1個頁號。單面書寫的材料應在右上角編寫頁號；雙面書寫的材料，應在正面右上角、背面左上角編寫頁號。圖表、照片可編在與此相應位置的空白處或其背面；卷內目錄、備考表可不編頁號。編寫頁號應使用阿拉伯數字，起始號碼從“1”開始。
3 卷內目錄編制應符合下列規定:
1）順序號應按卷內材料的排列順序，每份材料應編1個順序號，不得重復、遺漏；
2）材料題名應為材料自身的標題，不得隨意更改和省略。如材料沒有標題，應根據材料內容擬寫一個標題；
3）頁次應填寫該材料所在的起始頁，最后頁應填起止頁號；
4）備注應填寫需注明的內容。
4 備考表的編制應符合下列規定：
1）立卷人應為負責歸檔材料立卷裝訂的人員；
2）檢查人應為負責檢查歸檔材料立卷裝訂質量的人員；
3）日期應為歸檔材料立卷裝訂完畢的日期。
5 卷皮與檔案盒或檔案袋項目的填寫可采用計算機打印或手工填寫。手工填寫時應使用黑色墨水或墨汁填寫，字體工整，不得涂改。
5.3.5 紙質檔案可采用按歸檔流水號制定編號規則。
5.3.6 紙質檔案裝訂應符合下列規定:
1 材料上的金屬物應全部剔除干凈，操作時不得損壞材料，不得對材料進行剪裁；
2 破損的或幅面過小的材料應采用A4白襯紙托裱，1頁白襯紙應托裱1張材料，不得托裱2張及以上材料；字跡擴散的應復制并與原件一起存檔，原件在前，復制件在后；
3 幅面大于A4的材料，應按A4大小折疊整齊，并應預留出裝訂邊際；
4 卷內目錄題名與卷內材料題名、卷皮姓名或名稱與卷內材料姓名或名稱應保持一致。姓名或名稱不得用同音字或隨意簡化字代替；
5 卷內材料應向左下角對齊，裝訂孔中心線距材料左邊際應為12.5mm；
6 應在材料左側采用線繩裝訂；
7 材料折疊后過厚的，應在裝訂線位置加入墊片保持其平整；
8 卷內材料與卷皮裝訂在一起的，應整齊美觀，不得壓字、掉頁，不得妨礙翻閱。
5.3.7 紙質檔案整理裝訂完畢，宜消毒除塵后入庫、上架。
5.3.8 房地產登記檔案保管應符合下列規定：
1 檔案庫房應安裝溫濕度記錄儀、配備空調及去濕、增濕設備，并應定期進行檢修、保養；庫房的溫度應控制在14℃～24℃,相對濕度應控制在45%～60%；
2 檔案庫房應配備消防器材，并應按要求定期進行檢查和更換；應安全使用電器設備，并應定期檢查電器線路；庫房內嚴禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆物品；庫房內應安裝防火及防盜自動報警裝置，并應定期檢查；
3 檔案庫房人工照明光源宜選用白熾燈，照度不宜超過100Lx；當采用熒光燈時，應對紫外線進行過濾；不宜采用自然光源，當有外窗時應采取遮陽措施，檔案在任何情況下均應避免陽光直射；
4 檔案密集架應與地面保持80mm以上距離，其排列應便于通風降濕；
5 應檢查蟲霉、鼠害。當發現蟲霉、鼠害時，應及時投放藥劑，滅菌殺蟲；
6 應配備吸塵器，加裝密封門。有條件的可設置空氣過濾裝置。
5.3.9 下列紙質檔案可列入銷毀范圍：
1 抵押權登記已注銷滿5年；
2 查封登記已解除滿5年；
3 地役權登記已注銷滿2年；
4 預告登記已注銷滿2年；
5 異議登記已注銷滿2年。
5.3.10 銷毀保管期屆滿的紙質檔案應按下列程序進行：
1 應由房地產登記檔案管理人員、登記官和紀檢、監察部門人員組成鑒定小組；
2 鑒定小組應對保管期屆滿的檔案逐件進行審查，提出存毀意見。經鑒定有保存價值的檔案，應重新整理編號，劃定新的保管期限，妥善保管；不再保存的檔案，應逐件編造清冊，報本級房地產行政主管部門審批后銷毀；
3 鑒定小組應指定2名以上鑒定小組人員監督銷毀。監督銷毀人員應根據銷毀清冊，對將要銷毀的檔案材料進行核對，確認無誤后，方可進行銷毀。銷毀后，監銷人員應在銷毀清冊上簽名，并應注明焚毀或打漿的銷毀方式和日期。
5.4 電子檔案管理
5.4.1 電子檔案的范圍應包括電子檔案目錄、電子登記簿以及紙質檔案的數字化加工處理成果。
5.4.2 電子檔案應以1次登記為1件，按件建立電子檔案目錄。
5.4.3 電子登記簿應按房屋登記基本單元建立并應與電子檔案目錄形成關聯。
5.4.4 房地產登記紙質檔案宜進行數字化處理。
5.4.5 數字化處理基本流程應包括案卷整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據掛接、數據關聯、數據驗收、數據備份與異地保存。
5.4.6 數字化處理過程中應建立紙質檔案數字化各環節的安全保密管理機制。紙質檔案數字化的各個環節均應進行詳細的登記，并應及時整理、匯總，裝訂成冊，在數字化工作完成的同時形成完整、規范的記錄。
5.4.7 數字化掃描處理應符合下列規定：
1 掃描應根據檔案幅面的大小選擇相應規格的掃描設備，大幅面檔案可采用大幅面掃描儀，也可采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理；
2 對頁面為黑白二色且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描；對頁面為黑白二色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔 案，可采用灰度模式掃描；對頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可采用彩色模式進行掃描；
3 當采用黑白二值、灰度、彩色等模式對檔案進行掃描時，其分辨率宜選擇大于或等于100dpi；在文字偏小、密集、清晰度較差等特殊情況下，可適當提高分辨率；
4 對粘貼折頁，可采用大幅面掃描儀掃描，或先分部掃描后拼接；對部分字體很小、字跡密集的情況，可適當提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深 化技術解決；對字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術解決；對頁面中有黑白或彩色照片的材料，可采用JPEG、TIF等格式儲存，應確保照片清晰 度。
5.4.8 數字化圖像處理應符合下列規定：
1 對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理；對方向不正確的圖像應進行旋轉還原；
2 對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質，應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則；
3 對大幅面檔案進行分區掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像；
4 彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊。
5.4.9 數字化圖像存儲應符合下列規定：
1 采用黑白二值模式掃描的圖像材料，宜采用TIF格式存儲；采用灰度模式和彩色模式掃描的材料，宜采用JPEG格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀為前提。提供網絡查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式；
2 圖像材料的命名應確保其唯一性，并應與電子檔案目錄形成對應。
5.4.10 檔案數字化轉換過程中形成的電子檔案目錄與數字化圖像，應通過網絡及時加載到數據服務器端匯總，并應實現目錄數據對相關聯的數字圖像的自動搜索，數字圖像的排列順序與紙質檔案相符。
5.4.11 電子檔案數據驗收應符合下列規定：
1 對錄入的目錄數據和登記簿數據應進行抽查，抽查率不得低于10%，錯誤率不得高于3?；
2 對紙質材料掃描后形成的圖像材料應進行清晰度、污漬、黑邊、偏斜等圖像質量問題的控制；
3 對圖像和目錄數據掛接應進行抽查，抽查率不得低于10%，錯誤率不得高于3?。
5.4.12 電子檔案備份和異地保存應符合下列規定：
1 電子檔案目錄、電子登記簿以及紙質檔案的數字化加工處理成果均應進行備份；
2 可選擇在線增量備份、定時完全備份以及異地容災備份的備份方式；
3 應至少每天1次做好增量數據和材料備份；
4 應至少每周1次定時做好完全備份，并應根據自身條件，應至少每年1次離線存放。存放地點應符合防火、防盜、防高溫、防塵、防光、防潮、防有害氣體和防有害生物的要求，還應采用專用的防磁柜存放；
5 應建立異地容災體系，應對可能的災害事故。異地容災的數據存放地點與源數據存放地點距離不得小于20km，在地震災害頻發地區，間隔距離不宜小于800km；
6 備份數據應定期進行檢驗。備份數據檢驗的主要內容宜包括備份數據正常打開、數據信息完整、材料數量準確等；
7 數據與災備機房的設計應符合現行國家標準《電子信息系統機房設計規范》GB50174的規定。
