4 登記程序

4.1 一般規(guī)定

4.1.1  考慮公告不是房地產(chǎn)登記的必經(jīng)程序，是否公告，主要由登記機(jī)構(gòu)根據(jù)具體情況做出。因此，將申請(qǐng)、受理、審核、登簿、發(fā)證列為房地產(chǎn)登記一般程序。

4.1.2  審核是工作人員對(duì)受理移交的申請(qǐng)材料的一致性、合法性進(jìn)行審核，是保證登記質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。登簿是工作人員將有關(guān)登記事項(xiàng)記載于登記簿，確保物權(quán)生效和信 息準(zhǔn)確的重要環(huán)節(jié)。質(zhì)量管理是對(duì)受理、審核、登簿等各個(gè)登記環(huán)節(jié)的合法性、準(zhǔn)確性進(jìn)行全面監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，提高登記質(zhì)量。鑒于上述崗位的特點(diǎn)，這些崗 位的工作人員應(yīng)為登記官。同時(shí)，房地產(chǎn)登記受理、審核和質(zhì)量管理崗位之間，需相互制約，因此，規(guī)定受理、審核和質(zhì)量管理崗位不應(yīng)由同一個(gè)人承擔(dān)。

4.1.3  房屋登記面廣量大，個(gè)性化問(wèn)題和歷史遺留等疑難業(yè)務(wù)頻頻出現(xiàn)，這些復(fù)雜問(wèn)題的形成具有多種原因，要解決這些疑難問(wèn)題，僅依靠單個(gè)登記官的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)難以 做出準(zhǔn)確判斷。房地產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)有必要建立房地產(chǎn)登記審核委員會(huì)研究解決登記疑難業(yè)務(wù)。房地產(chǎn)登記審核委員會(huì)組成人員除登記官外，還應(yīng)聘請(qǐng)法官、房地產(chǎn)行政 主管部門(mén)管理人員、專業(yè)律師參加。

4.1.6  為有效防范虛假申請(qǐng)風(fēng)險(xiǎn)，房地產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)有必要引進(jìn)現(xiàn)代化的防偽、加密設(shè)施設(shè)備。在總結(jié)地方比較成熟做法的基礎(chǔ)上，提出了房地產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)宜配備一些技術(shù)成熟的防偽、加密設(shè)備，如身份證識(shí)別器等，防止當(dāng)事人提供虛假身份證騙取房屋權(quán)利。

4.2  申請(qǐng)

4.2.2  單方申請(qǐng)是依申請(qǐng)登記的一種特殊方式。本條在《房屋登記辦法》的基礎(chǔ)上，結(jié)合登記實(shí)務(wù)，進(jìn)行了具體細(xì)化。

4.2.3  共有包括共同共有、按份共有。房地產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)對(duì)于按份共有的房地產(chǎn)登記時(shí)，應(yīng)注明共有人各自的份額，以便明確各所有權(quán)人的權(quán)利份額，為今后處分共有房地產(chǎn)做好基礎(chǔ)工作。因此，按份共有人應(yīng)提交各自房地產(chǎn)份額的約定書(shū)。

4.3  受理

4.3.1  受理是登記的第一個(gè)環(huán)節(jié)，在該程序中，應(yīng)重點(diǎn)查驗(yàn)申請(qǐng)主體是否符合要求、申請(qǐng)材料是否齊全并符合要求，并根據(jù)具體情況對(duì)申請(qǐng)人（代理人）進(jìn)行詢問(wèn)。

4.3.2  為方便群眾、加強(qiáng)管理、提高效率，本條提出了合并辦理的七項(xiàng)情形。合并辦理是房地產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)依據(jù)申請(qǐng)人（代理人）的申請(qǐng)，將多個(gè)雖相對(duì)獨(dú)立但彼此相互關(guān)聯(lián)的登記事項(xiàng)一并受理，并按登記事項(xiàng)順序連續(xù)辦理登記的行為。

4.3.4  查驗(yàn)申請(qǐng)材料要做到：真實(shí)性即房地產(chǎn)權(quán)屬證書(shū)或登記證明真實(shí)有效；完整性即收取的申請(qǐng)材料齊全完整；關(guān)聯(lián)性即申請(qǐng)材料內(nèi)容應(yīng)與申請(qǐng)登記的事項(xiàng)相互對(duì)應(yīng)，申 請(qǐng)材料之間的內(nèi)容應(yīng)相互對(duì)應(yīng)；詢問(wèn)結(jié)果與申請(qǐng)材料應(yīng)相互對(duì)應(yīng)；有效性即權(quán)利來(lái)源證明材料、其他有關(guān)證明材料應(yīng)為依法有管理職權(quán)的部門(mén)出具。證明材料應(yīng)在規(guī) 定的有效使用期限內(nèi)。

4.3.7不予受理，告知申請(qǐng)人（代理人）補(bǔ)正內(nèi)容，或不予受理的理由，可以口頭告知，也可以書(shū)面告知，但申請(qǐng)人（代理人）要求書(shū)面告知的，房地產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)應(yīng)書(shū)面告知。

4.4  審核

4.4.9  本條所列第1、3種情形是適應(yīng)集體土地房屋登記的做法，因?yàn)榧w土地房屋流轉(zhuǎn)有一定范圍的限制，張貼公告能夠在特定的范圍內(nèi)有效征詢是否存在異議。第2種情形是因權(quán)利人不配合等原因無(wú)法收回權(quán)屬證書(shū)或證明而公示原證書(shū)或證明作廢的方式。

4.4.11  需通過(guò)公告方式來(lái)征詢是否存在異議時(shí)，房地產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)應(yīng)發(fā)布公告并應(yīng)明確公告期限。

4.5  登簿

4.5.2  電子介質(zhì)形式、紙介質(zhì)形式登記簿形式具有同等的法律效力。電子登記簿應(yīng)按照本規(guī)程第5.4.12條要求進(jìn)行備份。

4.5.6  撤回登記申請(qǐng)的前提是，申請(qǐng)登記事項(xiàng)尚未記載于登記簿；其申請(qǐng)人（代理人）必須是原申請(qǐng)啟動(dòng)登記的人，如原啟動(dòng)登記是共同申請(qǐng)的，應(yīng)共同申請(qǐng)撤回登記。

4.5.7  本條為強(qiáng)制條款。按照《物權(quán)法》規(guī)定，不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓和消滅，依照法律規(guī)定應(yīng)當(dāng)?shù)怯浀?，自記載于不動(dòng)產(chǎn)登記簿時(shí)發(fā)生效力。記載于登記簿的時(shí)點(diǎn)即為物權(quán)變動(dòng)、變更的時(shí)點(diǎn)。確定記載于登記簿的時(shí)點(diǎn)在物權(quán)登記工作中十分重要。

4.5.8  本條為強(qiáng)制條款。登記簿是確定物權(quán)歸屬和內(nèi)容的根據(jù)，對(duì)社會(huì)有公信力，對(duì)房地產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)有約束力。登簿后發(fā)現(xiàn)記載有誤的，無(wú)論權(quán)屬證書(shū)、登記證明是否發(fā)出，包括登記官在內(nèi)的任何人都不得擅自更改。發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，應(yīng)按照更正登記的程序更正。

4.6  發(fā)證

4.6.3  為避免出現(xiàn)領(lǐng)證糾紛，對(duì)領(lǐng)證時(shí)無(wú)法提供受理憑證的，要求權(quán)利人持本人身份證領(lǐng)取證書(shū)，不得委托他人代理。

4.6.4  由于全體業(yè)主共有的房屋不能單獨(dú)轉(zhuǎn)讓，這類房屋在登記簿記載后，不發(fā)證也不會(huì)對(duì)權(quán)利人造成影響。我國(guó)臺(tái)灣地區(qū)對(duì)該類房屋也做了同樣的規(guī)定。

異議登記自受理之日起，就記載于登記簿，受理與記載于登記簿同步，房地產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)出具的受理憑證就可證明異議登記已生效，不必再頒發(fā)登記證明。

5 登記歸檔

5.1  一般規(guī)定

5.1.1  房地產(chǎn)登記檔案是房地產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)在房地產(chǎn)登記過(guò)程中形成的有保存價(jià)值的歷史記錄，是房地產(chǎn)登記工作中的真實(shí)記載和重要依據(jù)。歸檔是登記材料轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān) 鍵環(huán)節(jié)。因?yàn)榉康禺a(chǎn)登記過(guò)程中形成的材料還是分散的、不系統(tǒng)的，只有經(jīng)過(guò)歸檔環(huán)節(jié)，按歸檔范圍將材料收集齊全，按立卷原則與方法進(jìn)行系統(tǒng)整理才能轉(zhuǎn)化為房 地產(chǎn)登記檔案。完成登記材料的收集、整理和歸檔，是對(duì)房地產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)的一項(xiàng)基本要求。

合理確定檔案的保管期限，既是建立登記檔案的前提，也是加強(qiáng)登記檔案管理的有效手段。登記檔案保管期限除按照本規(guī)程第5.3.9條可列入銷(xiāo)毀范圍的登記檔案進(jìn)行定期保存外，其它的均應(yīng)永久保存。

5.1.3  《物權(quán)法》第十六條規(guī)定，“不動(dòng)產(chǎn)登記簿由登記機(jī)構(gòu)管理”，《房屋登記辦法》第二十八條規(guī)定，“房屋登記機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將房屋登記資料及時(shí)歸檔并妥善管理”。因此，房地產(chǎn)登記檔案宜由房地產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理。

5.1.4  房地產(chǎn)登記檔案是房地產(chǎn)登記的重要資料，房地產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)必須配備符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的庫(kù)房，以保證登記檔案的安全和正常使用。

5.1.5  房地產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)提供登記資料查詢服務(wù)，是法定的義務(wù)。檔案檢索一般采取手工檢索與計(jì)算機(jī)檢索兩種方式，檢索工具是為了方便使用者提高檔案、資料的查準(zhǔn)、查 全率。本條中所列的檔案檢索工具，是指各地房地產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)所建立的計(jì)算機(jī)輔助檢索工具，其功能要能滿足各種實(shí)際情況的多條件查詢模式。同時(shí)，由于登記檔案 涉及個(gè)人隱私等方面，因此特別要求檢索工具必須具備嚴(yán)格的身份驗(yàn)證功能，防止信息濫查和泄露。

5.2  存檔范圍

5.2.1  房地產(chǎn)登記檔案內(nèi)容的記錄形式可以是文字、圖表、聲像等；信息記載的載體有紙張、膠片、磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等。

5.3  紙質(zhì)檔案管理

5.3.2  房地產(chǎn)登記材料歸檔是否及時(shí)，是否齊全完整，整理是否規(guī)范，書(shū)寫(xiě)材料是否適于長(zhǎng)久保存，直接關(guān)系到房地產(chǎn)登記檔案的質(zhì)量，關(guān)系到檔案作用的發(fā)揮。登記工作 完成后，登記人員應(yīng)將列入歸檔范圍的材料收集齊全，編制移交清冊(cè)一式二份，經(jīng)登記負(fù)責(zé)人審查后及時(shí)送檔案部門(mén)；檔案部門(mén)應(yīng)對(duì)歸檔材料檢查驗(yàn)收，不符合要求 的，不得接收。

5.3.3  紙質(zhì)檔案宜按照“一件一卷”立卷，每辦理一件登記所形成的材料立一個(gè)卷。

5.3.5  房地產(chǎn)檔案的編號(hào)是指以字符形式賦予房地產(chǎn)檔案，用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。各地編號(hào)規(guī)則不同，主要有分丘編號(hào)法、流水編號(hào)法、業(yè)務(wù)分類編號(hào) 法等，都能滿足檔案利用的需要。按照檔案歸檔的流水號(hào)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)方法主要優(yōu)點(diǎn)在于方便工作和能充分利用庫(kù)房。

5.3.6  紙質(zhì)檔案裝訂后，要便于保管和展開(kāi)翻閱。

5.3.9  隨著房地產(chǎn)市場(chǎng)的飛速發(fā)展，房地產(chǎn)登記檔案日益增長(zhǎng)，檔案庫(kù)房日趨緊張，因此各地關(guān)于登記檔案的銷(xiāo)毀呼聲較大，哪些登記檔案可以銷(xiāo)毀是一個(gè)比較棘手的問(wèn) 題，以前也沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)調(diào)研，借鑒一些金融機(jī)構(gòu)對(duì)個(gè)人住房貸款檔案的保管期限的規(guī)定及民法通則對(duì)訴訟時(shí)效的規(guī)定，現(xiàn)將抵押權(quán)登記已注銷(xiāo)、查封登記 已解除滿五年的，地役權(quán)登記、所有權(quán)預(yù)告登記、抵押權(quán)預(yù)告登記、異議登記已注銷(xiāo)滿二年的登記檔案列入可銷(xiāo)毀范圍。

5.3.10  登記檔案保管期滿后，就進(jìn)入了鑒定銷(xiāo)毀階段。鑒定銷(xiāo)毀關(guān)系到登記檔案的生死存亡，是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅、謹(jǐn)慎、重要的工作，必須履行嚴(yán)格的審批程序。一般應(yīng)由檔 案管理部門(mén)提出存毀意見(jiàn)，再由鑒定小組提出鑒定意見(jiàn)，報(bào)本級(jí)房地產(chǎn)行政主管部門(mén)審批后按規(guī)定指定專人監(jiān)督銷(xiāo)毀。

5.4  電子檔案管理

5.4.1  傳統(tǒng)的電子檔案，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合。而登記電子檔案，其內(nèi)容應(yīng)該包括了檔案目錄數(shù)據(jù) 文件、登記信息數(shù)據(jù)文件以及紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工處理成果，其中登記信息的數(shù)據(jù)文件，就是以登記簿為核心的各類登記信息及其關(guān)聯(lián)信息的集合體。

5.4.2  電子檔案目錄的建立，與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案有一定區(qū)別，按規(guī)定可采取合卷的紙質(zhì)檔案，其對(duì)應(yīng)的電子檔案目錄，仍應(yīng)按實(shí)際發(fā)生的登記“次”數(shù)，分別建立電子檔案目錄。

5.4.3  電子登記簿應(yīng)與電子檔案目錄形成對(duì)應(yīng)關(guān)聯(lián)關(guān)系，達(dá)到方便查詢利用的目的。

5.4.8  數(shù)字化圖像要進(jìn)行去污處理，如處理黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等，去除多余的白邊，處理后應(yīng)達(dá)到視覺(jué)上基本不感覺(jué)偏斜、符合閱讀習(xí)慣、在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌。

5.4.12  定時(shí)完全備份建議采取近線備份模式，即指存儲(chǔ)設(shè)備與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)物理連接，操作系統(tǒng)或應(yīng)用系統(tǒng)不可隨時(shí)讀取和修改備份于其中的電子檔案和數(shù)據(jù)，備份策略、恢 復(fù)方式等通過(guò)獨(dú)立于操作系統(tǒng)、應(yīng)用系統(tǒng)的存儲(chǔ)管理系統(tǒng)實(shí)施。離線存放的備份介質(zhì)有磁帶（LT04）、光盤(pán)及移動(dòng)硬盤(pán)，一般推薦使用一次性寫(xiě)入光盤(pán)和移動(dòng)硬 盤(pán)。

異 地容災(zāi)體系就是為了防范由于自然災(zāi)害、社會(huì)動(dòng)亂和人為破壞等災(zāi)害造成的企事業(yè)單位信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)損失的一項(xiàng)系統(tǒng)工程，而常見(jiàn)的災(zāi)害包括地震、洪水、火災(zāi)以及 大范圍的電力故障、計(jì)算機(jī)病毒等，因此建立異地容災(zāi)體系應(yīng)注意，災(zāi)備數(shù)據(jù)的存放地點(diǎn)除了與源數(shù)據(jù)間隔必要的安全距離外，還應(yīng)注意不處于同一地震帶、同一水 域、同一供電電網(wǎng)等。

6 登記資料利用

 6.1  一般要求

6.1.3  由于房地產(chǎn)登記狀況可能隨時(shí)發(fā)生變化，借鑒市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)國(guó)家、我國(guó)臺(tái)灣地區(qū)的做法，確定查詢時(shí)間標(biāo)注到秒。但考慮到一些城市登記信息可能尚未完全實(shí)現(xiàn)計(jì)算 機(jī)電子化管理，查詢時(shí)間標(biāo)注到“秒”存在一定的難度，因此，查詢時(shí)間未做強(qiáng)制要求，采取“宜”的表述方式，增強(qiáng)了條款的可適用性。

6.1.4  本條從保護(hù)所有權(quán)人隱私權(quán)的角度，規(guī)定了登記資料不能僅以權(quán)利人姓名或名稱為條件進(jìn)行查詢。

6.2  登記資料對(duì)外利用

6.2.1  登記資料查詢既要滿足需要又要保護(hù)權(quán)利人的隱私。依據(jù)《物權(quán)法》、《房屋權(quán)屬登記信息查詢暫行辦法》等法規(guī)，對(duì)各類主體的查詢范圍做了具體規(guī)定。

6.2.4  凡涉及國(guó)家安全、軍事等保密的房地產(chǎn)登記檔案，不得擅自提供查詢；如確須查詢的，經(jīng)國(guó)家安全、軍事等機(jī)關(guān)書(shū)面同意后，方可提供查詢。

6.2.7  申請(qǐng)人（代理人）要求房地產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)出具無(wú)查詢結(jié)果證明的，房地產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)出具。申請(qǐng)人（代理人）不要求出具的，房地產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)也可以口頭告知。

6.3　登記資料對(duì)內(nèi)利用

6.3.2  房地產(chǎn)登記部門(mén)內(nèi)部查閱房地產(chǎn)登記資料的，須經(jīng)批準(zhǔn)，登記資料管理人員不得擅自提供查閱。

6.3.3  房地產(chǎn)登記資料調(diào)閱是指登記資料交給相關(guān)人員或?qū)⒌怯涃Y料帶離檔案庫(kù)房。登記資料調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格控制。經(jīng)批準(zhǔn)調(diào)閱的，登記資料管理人員有義務(wù)負(fù)責(zé)督促歸還，歸還時(shí)要檢查登記檔案是否完好、完整。

附錄B  登記申請(qǐng)材料要求

B.0.1 本條考慮實(shí)踐中各類申請(qǐng)材料的多元性，以滿足檔案保存為基本原則，明確了申請(qǐng)材料的材質(zhì)要求。

B.0.3 目 前涉及申請(qǐng)房地產(chǎn)登記的文字要求僅見(jiàn)于《房屋登記辦法》。《房屋登記辦法》實(shí)施后，較好地解決了境外申請(qǐng)人語(yǔ)言文字種類繁多，房地產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)記載不統(tǒng)一等 問(wèn)題。但隨著登記工作的進(jìn)行，各地又出現(xiàn)了一些新問(wèn)題。主要有“中文”和“漢語(yǔ)語(yǔ)言文字”的區(qū)分；少數(shù)民族文字的使用；外文文本的漢字文本是否必須經(jīng)過(guò)公 證。本條明確了漢字文本的概念，依據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)家通用語(yǔ)言文字法》、《中華人民共和國(guó)居民身份證法》，解決了少數(shù)民族文字文本材料和外文文本材料 的采信方式。